Dienstverlening |
|||
Intake Voordat een opdracht wordt aanvaard voert Tehacon Quality Consultants altijd eerst een audit/onderzoek uit bij de betreffende prospect. Op basis van die audit/onderzoek wordt een passend voorstel op maat gemaakt. De voorstellen van Tehacon zijn altijd resultaatgericht en op basis van met de prospect afgestemde doelstellingen. Een dergelijke intake voorkomt zowel verrassingen als teleurstellingen. Bedrijfsvoering in control Elk bedrijf en/of overheidsinstantie streeft naar een optimale realisatie van haar doelstellingen. Daarbij is het op orde en onder controle hebben van de gehele bedrijfsvoering, de zogeheten Planning & Control cyclus, een must. Tehacon Quality Consultants ondersteunt bedrijven, overheidsinstellingen en gemeenten bij het formuleren van cijfermatige en beleidsmatige doelstellingen en het monitoren en optimaliseren daarvan. Dat doen we aan de hand van het Tehacon concept ‘Bedrijfsvoering in control’. De Planning & Control cyclus hangt nauw samen met een optimale procesbeheersing, risicobeheer, personeelsbeheer, klant relatiebeheer en informatievoorziening. Onze professionals adviseren niet alleen, maar ondersteunen de opdrachtgever ook bij de implementatie van voorgestelde verbetertrajecten. Denken én doen dus. Tehacon Quality Consultants heeft op basis van haar expertise en ervaring een geïntegreerde aanpak ontwikkeld voor oriëntatie, analyse, advisering en implementatie van bedrijfsvoering in control. Een model dat de vijf belangrijkste beheerspijlers van een organisatie onderling verbindt. En de klant daadwerkelijk verder helpt bij de optimalisatie van de Planning & Control cyclus. Expertise bedrijfsvoering in control Tehacon Quality Consultants borgt haar expertise op het gebied van bedrijfsvoering in control door gedegen opleidingen en door de uitwisseling van theoretische en praktische ervaring. Door continue kennisdeling houden professionals van Tehacon elkaar messcherp. In control? Organisaties veranderen continu. De ontwikkelingen staan niet stil, denk aan globalisering , e-commerce, politieke- en economische verschuivingen, optimaliseren van aandeelhouderswaarde en ook de kredietcrisis. Wereldwijd is een sterke toename van complexiteit van organisaties en toename van risico´s waarneembaar. Organisaties voelen zich door hogere overheden, aandeelhouders, bestuurders en overige stakeholders gedwongen meer aandacht te besteden aan de beheersing van risico´s om organisatiedoelstellingen te waarborgen of te voldoen aan de gestelde wet- en regelgeving. Zijn we in control? Een vraag die steeds vaker gesteld wordt. En waar antwoord op gegeven moet worden. Niet vanuit de onderbuik, maar vanuit een ‘weten’ dat. Want we willen Grip hebben. Geen kansen missen, voorkomen van fouten en verassingen, kortom het beheersen van risico’s is een attitude en een vaardigheid, welke heel goed zijn aan te leren en te organiseren. Integraal risicomanagement als onderdeel van de integrale bedrijfsvoering Integraal Risicomanagement wordt door Tehacon Quality Consultants vanuit en samen met uw organisatie opgezet. Het proces begint met het bepalen van uw risicotolerantie, voorziet in een risico-inventarisatie, waardering van risico’s (kans en impact), clustering, maatregelen en leidt door implementatie tot risicoreductie. Kracht van de implementatie van Integraal Risicomanagement via de methodiek van Tehacon Quality Consultants is dat bewust de aansluiting gezocht wordt met de visie, strategie en doelstellingen van de organisatie. Het beheersen van risico’s en het voldoen aan wet- en regelgeving wordt daarmee een onlosmakelijk onderdeel van uw integrale bedrijfsvoering. Door Integraal Risicomanagement op deze wijze in uw organisatie te implementeren, bereikt u Grip en is ´in control´ binnen handbereik. Meer weten over risicomanagement? Bel ons voor een afspraak. Dan kunnen wij u ook inlichten over het uitvoeren van een quick scan. Procesoptimalisatie Vraag een directeur of manager om een visualisatie van zijn/haar business of naar procesmanagement. Meestal is het antwoord iets dat op een organigram lijkt (een zgn. 'harkje'..). Ook noemt men veelal iets over markten, kansen en bedreigingen. Echter in veel gevallen weet het management niet hoe de eigen bedrijfsprocessen in elkaar zitten en op welke wijze men deze kan herstructureren. Wel is er in veel organisaties sprake van ontevredenheid over de performance van de bedrijfsprocessen en zijn er onvoldoende mogelijkheden voor het sturen en beheersen van het bedrijfsproces. Tehacon Quality Consultants biedt begeleiding bij het uitwerken en invoeren van proces management/ optimalisatie voor:
Projectbeheersing Projectbeheersing is de basis voor elk project. Hiervoor zijn de volgende beheersaspecten van belang: Tijd, Geld, Kwaliteit, Veiligheid, Informatie en Organisatie (TGKVIO). Elk van deze beheersaspecten worden hieronder uitgelegd, ook wordt een paragraaf besteedt aan vakgebonden beheersaspecten. Tehacon helpt u al deze aspecten goed te beheersen bij het uitvoeren van uw projecten Tijd Planningen Ieder project moet over een deugdelijke planning beschikken. Voor de totale doorlooptijd moeten de activiteiten zijn uitgewerkt. De mate van detail van de geplande activiteiten neemt toe naarmate het project voortschrijdt. De uitvoering kan in de initiatieffase als één activiteit worden gepland. Maar in de uitvoeringsfase is een uitwerking naar de onderliggende activiteiten noodzakelijk. Hiervoor wordt de WBS-methode (Work Breakdown Structure) gehanteerd. Voortgangsbewaking Voortgangsbewaking is het meten van de voortgang van de in een planning opgenomen activiteiten. De gemeten voortgang komt voort uit de voortgangsbewaking. Geld Ramingen In de projectraming moeten alle kosten zijn opgenomen die gemaakt moeten worden om een project te realiseren. Binnen de civiele sector is de SSK-systematiek ontwikkeld. In deze systematiek is de opbouw van de raming en de wijze van omgaan met onzekerheden gestructureerd en geüniformeerd. De SSK-systematiek is een uitwerking van ramingen die (in aangepaste vorm) ook bruikbaar is in andere sectoren. Financiering Financiering is het zeker stellen dat er geld beschikbaar wordt gesteld aan een project. Projectbudget Het projectbudget dient gebaseerd te zijn op de raming. De exacte vertaling naar het budget behoeft vaak nog enige bewerking. Ramingen worden vaak opgesteld door een andere partij dan de projectleider en/of opdrachtgever. Die laatste twee moeten bepalen hoe zij met “onvoorzien" en eventuele reserveringen voor wijzigingen willen omgaan. Dat kan niemand anders voor hen doen. Contractbewaking (verstrekte opdrachten)Contractbewaking bestaat uit:
Administratie In de administratie vindt de registratie van de werkelijkheid plaats. De administratie kijkt terug. Alleen de verplichtingenadministratie geeft enig zicht op de nabije toekomst. De werkelijk gemaakte kosten voor een project komen uit de administratie. De administratie behoort accountant-proof te zijn en bevat dus de “waarheid”. Een absolute randvoorwaarde aan de administratie is dat alle uitgaven op de juiste plaats geboekt worden. Voor de projectbeheersing moet blind uitgegaan kunnen worden van de juistheid van de administratie. Projectkostenbeheersing Projectkostenbewaking is een basisvorm van kostenbewaking. Projectkosten worden bewaakt versus de norm, namelijk het budget. Voor projectkostenbeheersing moeten projectbudget en werkelijke kosten bekend zijn. Prognosticeren (tijd/geld) In het projectbeheersing proces bestaat een grote mate van onderlinge afhankelijkheid tussen de verschillende relevante zaken. Er zijn veel zaken die in het controlproces van belang zijn. S-krommenEen S-kromme is een grafische weergave van de cumulatieve kosten (of: opbrengsten, uitgaven of inkomsten) in de tijd. Om betrouwbare S-krommen te kunnen maken moeten betrouwbare planningen en ramingen beschikbaar zijn. De term S-kromme is afgeleid van de vorm de lijn aanneemt waarin kosten worden gevolgd. De kosten lopen eerst langzaam op, dan een tijd snel en tegen het eind van een project weer langzaam. KasritmesEen kasritme geeft een prognose van de uitgaven per tijdsperiode, bijvoorbeeld per kwartaal of per jaar. Kasritmes kunnen afgeleid worden uit de S-krommen waarin kosten en/ of uitgaven zijn weergegeven. De hiervoor genoemde S-krommen vormen een prognose van de "kosten" door de tijd. Kasritmes moeten worden geënt op "uitgaven" (naast voortgang en planning). Kostenbewaking P&CDe planning & control-activiteiten van organisaties zijn meestal volledig gericht op jaarcycli. De jaarbegroting en uitgaven vormen hiervoor de basis. Voor projectbeheersing levert de planning & control op basis van jaarcycli geen toegevoegde waarde. Voor meerjarige projecten is het altijd heel moeilijk een betrouwbare verdeling van de kosten over de jaren te voorspellen. Het is wel wenselijk de jaarbegroting rond de projecten een behoorlijke mate van betrouwbaarheid te geven. Grote afwijkingen suggereren dat de projecten niet beheerst worden. Beseft moet wel worden dat de P&C-cyclus op basis van jaarschijven volstrekt ongeschikt is om uitspraken te doen over voortgang of kostenontwikkeling van projecten. Earned Value Analysis Earned Value Analysis (of Cost Performance Reporting) betreft een methodiek waarbij een geïntegreerde bewaking van tijd en geld plaats vindt. Op basis van een simpele grafiek kunnen uitspraken worden gedaan over de stand van zaken van tijd en geld in een project. Om die simpele grafiek te leveren moeten wel eerst S-krommes, planningen, werkelijke kosten en gemeten voortgang beschikbaar zijn. Kwaliteit Projectplan Voor ieder project wordt een projectplan opgesteld. Dit plan wordt per fase herijkt of herschreven. Soms vergt een volgende fase een volledig nieuw projectplan. De omvang van een projectplan is afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van een project. De omvang van het plan is ook afhankelijk van wat er verder al geregeld is binnen de organisatie. Is er bijvoorbeeld een uitgebreid kwaliteitssysteem of een ”handboek soldaat” dan kan daar in veel gevallen naar worden verwezen. Het projectplan kan dan heel dun zijn. Omtrent de omvang van het projectplan zijn geen algemene regels te geven. Beheer wijzigingen of Baselinebeheer Projectwijzigingen moeten worden bijgehouden. Zeker wanneer er sprake is van wijzigingen in de scope kunnen deze een enorme impact op het project hebben. Voor iedere wijziging moeten de consequenties voor het project inzichtelijk worden gemaakt. Dit geldt met name voor gevolgen voor tijd en geld. Tot het doorvoeren van een wijziging moet expliciet worden besloten. Binnen een project moeten er spelregels zijn over wie waarover beslist. Hiervoor wordt de Baseline van het project vastgesteld en bij iedere wijziging aangepast. Vrijgeven van producten Voor alle te leveren (tussen-)producten moet duidelijk zijn hoe deze worden vrijgegeven en wie welke stukken mag vrijgeven. Audits Projectmatig werken biedt een werkmethode waarmee een structurele beheersing voor eenmalige unieke activiteiten mogelijk is. Het is een gestructureerde werkmethode. Enige rekkelijkheid is altijd verstandig, maar teveel is niet goed. Teveel rekkelijkheid leidt ertoe dat juist het belangrijkste kenmerk van projectmatig werken, namelijk het structurele beheersen verloren gaat. Het is gezond om projecten zo nu en dan aan een audit te onderwerpen. Daarbij kan dan specifiek worden gekeken naar het hanteren van de afspraken zoals die onder andere zijn vastgelegd in het projectplan. Dat houdt iedereen alert. Hierbij kan het van belang zijn dat audits onafhankelijk van de projectorganisatieworden uitgevoerd. Hiervoor zijn gespecialiseerde bureaus beschikbaar. Tehacon kan onafhankelijke audits uitvoeren op projectorganisaties met algemene of specifieke insteek. Klachtenbehandeling In ieder project moet bekend zijn hoe met klachtenbehandeling wordt omgegaan. Het gaat er vooral om dat bekend is hoe er wordt geregistreerd, hoe afhandeling plaatsvindt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Informatie Rapporteren Ieder project rapporteert aan de opdrachtgever over de stand van zaken van het project, de afwijkingen, de genomen maatregelen en de te nemen besluiten. Over vorm, omvang, invulling en frequentie van de rapportage maakt de projectleider afspraken met de opdrachtgever. Wanneer de projectleider “van buiten” komt rapporteert hij aan zijn eigen baas (in de moederorganisatie) over zijn inzet en die van collega’s in het project. Ook over deze vorm van rapporteren worden afspraken gemaakt ten aanzien van vorm, omvang, invulling en frequentie. De zwaarte van de invulling hangt af van de zwaarte van het project en de risico’s die ermee voor de opdrachtgever of de moederorganisatie gepaard gaan. In het algemeen geldt dat rapportages het beste aan hun doel tegemoet komen als ze echt worden beperkt tot datgene wat degene aan wie gerapporteerd wordt wil weten. Die laatste moet dus duidelijk zijn in wat hij wil. Een goede projectleider kan daarover uiteraard wel adviseren. Hij is immers de deskundige op dit gebied. Rapportages moeten beknopt en zakelijk zijn, vooral afwijkingen verdienen aandacht. Documentenbeheer / archivering / postbehandelingOok hiervoor geldt weer dat de invulling sterk afhankelijk is van de complexiteit en omvang van het project. Lijkt een project enige omvang en complexiteit te krijgen dan kan niet vroeg genoeg na worden gedacht over de structuur van de archivering en de vorm van afhandeling. Documentenbeheer is een aspect dat vanaf het begin goed moet worden gedaan. Ongestructureerde en niet actuele dossiers kosten achteraf altijd ongelooflijk veel nodeloze tijd. Een deeltje van die tijd kan beter gestoken worden in het realiseren van een goede opzet en in het bijhouden van het dossier. Organisatie Een projectorganisatie moet zo worden opgezet dat het aantal afstemmingsknooppunten zoveel mogelijk wordt beperkt. Projectorganisaties groeien vaak in de tijd. Het is belangrijk altijd te kijken naar de kwaliteiten van medewerkers in de projectorganisatie. Vaak kunnen mensen meer dan hun formele functie aangeeft. Maak daar gebruik aan. Laat een organisatie groeien rondom de mensen. Trek nieuwe mensen aan om specifieke aspecten af te dekken. Specifieke beheersaspecten Traditioneel worden er vijf beheersaspecten onderscheiden, de bekende Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie (TGKIO), Tehacon voegt daar nog een zesde aan toe, n.l. Veiligheid. Afhankelijk van het soort project kunnen er aspecten zijn die dermate bepalend zijn voor de uitvoerbaarheid dat ze het verdienen om de status van beheersaspect te krijgen. Ik denk hierbij aan zaken als:
Al deze zaken vragen, waar ze van belang zijn, om eigen beheersingsmaatregelen. Projectcontrol is het beheersen van het project. De mate van beheersing is afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project. Een voorbeeld: Bij een kortlopend project kan alle correspondentie in één map op datum worden opgeborgen. Dat is voor zo´n project een afdoende invulling van het projectdossier. Voor een megaproject ligt dit totaal anders. Om stukken te kunnen traceren moet goed worden nagedacht over de systematiek van archiveren. Soms moet een informatiesysteem op maat worden gemaakt om het zoeken te vereenvoudigen en het registreren te ondersteunen. Kortom: projectcontrol moet worden ingevuld afhankelijk van de maat van het project. De omvang en complexiteit van projectcontrol moet dus recht evenredig toenemen met de omvang van complexiteit van een project. Een algemene stelregel voor de invulling van de projectcontrol is niet te geven. Wel kan worden gesteld dat een en ander altijd zo simpel mogelijk moet blijven. Dus niet meer dan nodig is. Leg geen gegevens vast die (vrijwel) nooit gebruikt zullen worden. Voer geen systemen in die meer arbeidskracht kosten dan ze ooit aan meerwaarde kunnen reproduceren. Hierbij geldt overigens wel een waarschuwing: laat het oor niet teveel hangen naar de projectcontrollers. Juist die groep heeft de neiging om altijd geavanceerd en sophisticated te willen werken. Geef daar niet aan toe als de meerwaarde onvoldoende is bewezen. Schematisch geldt voor de toegevoegde waarde van projectcontrol het volgende. Toegevoegde waarde / kosten > 1 Vooral bij de overheid bestaat er een neiging om alle risico’s uit te bannen. Met deze hoge inzet worden ook hoge kosten gemaakt. Het zal echter nooit lukken alle risico’s uit te bannen. Veel controle geeft geen zekerheid, hooguit bij een enkeling een gevoel van zekerheid. Als er weinig risico’s worden afgedekt met een hoge inzet, dan wordt er onvoldoende toegevoegde waarde geleverd om de kosten van de controle te rechtvaardigen. Het is soms ook zo dat de risico’s die bestreden worden dermate klein zijn dat de toegevoegde waarde van de controle aanmerkelijk kleiner is dan de ermee gemoeide kosten. Een bestaand of een eigen systeem? Vaak leveren bestaande financiële systemen net niet de informatie die nodig is. Gebruik toch deze bestaande systemen en probeer deze naar je hand te zetten. Eigen systemen ontwikkelen kost veel tijd en geld. Vaak leidt het ook tot dubbele registraties. Probeer dat te vermijden. Soms kan een bestaand systeem, mits goed gebruikt, voor een klein project een enorme informatie opleveren zonder dat daar veel inspanning tegenover staat. Maar soms kan dit ook niet. Comptabel of niet (helemaal)? Op financieel gebied is er altijd strijd tussen financiële mensen uit de lijn en projectcontrollers. De financiële mensen willen alle financiële informatie in hun systeem hebben. Dat systeem is immers comptabel, daar moet alles in, want anders zou de accountant wel eens moeilijk kunnen doen. Echter, de meeste financiële systemen leveren niet de informatie die een projectcontroller nodig heeft. In het beste geval bevatten ze die informatie wel, maar niet de mogelijkheden om die informatie te bewerken en er presentabel uit te kunnen halen. Zeker de systemen in organisaties waar projectmatig werken niet tot de kernmethodieken behoort voldoen zelden. Schroom in dit soort gevallen niet om de projectcontrol extracomptabel te doen. Maar hou het volgende in de gaten: het comptabele systeem levert de waarheid, de informatie voor de accountant en de jaarrekening. Het levert ook de basisinformatie voor de projectcontrol. Het comptabele systeem kan dus niet worden genegeerd. MVO |
|||
Tehacon bouwt op haar mensen. 'Bouwen op mensen' is dan ook een mission statement waar wij als Tehacon trots op zijn. |
|||
